La negoziazione di una polizza può essere impegnativa, ma il risultato desiderato può essere raggiunto con un approccio strategico ed efficace. Una buona polizza definisce chiaramente l’estensione della sua copertura per eliminare potenziali problemi e confusione.
Le negoziazioni sono processi strutturati in cui due o più parti si incontrano per discutere e concordare termini specifici, come contratti, tariffe o altri accordi. Questi processi sono spesso complessi e richiedono un pensiero strategico e una comunicazione efficace per raggiungere il risultato desiderato. Sono in gioco fattori fattuali e personali, poiché ogni parte ha interessi, obiettivi e preoccupazioni specifiche. Un processo di negoziazione efficace tiene conto di tutti questi fattori per raggiungere una soluzione favorevole a tutte le parti.
Per questo motivo, il processo di negoziazione non è un fenomeno istantaneo, ma comporta delle fasi e riguarda diversi altri concetti in termini di risultati. Alcune delle fasi chiave che aiutano a strutturare e gestire l’intero processo sono le seguenti:
- Preparazione: Prima della negoziazione, è necessario definire chiaramente i propri obiettivi per conoscere la controparte e formulare una strategia. Questa è una fase critica per la gestione dei contratti digitali e per la revisione dei documenti pertinenti e degli accordi precedenti.
- Inizio: La fase iniziale serve a discutere le richieste e le aspettative iniziali con la controparte. In questa fase si creano e si valutano le basi per le successive trattative. Va sottolineato che iniziare una trattativa con un approccio rigido, dominante ed esigente non garantisce il successo finale. Un inizio rigido spesso mina l’eventuale volontà della controparte di negoziare in modo cooperativo e creativo. I leader di successo hanno idee e creano opportunità durante le trattative. Pertanto, è necessario analizzare correttamente le altre parti. È sempre possibile passare da uno stile di negoziazione cooperativo (negoziazione integrativa) a uno stile rigido ed esigente (negoziazione distributiva), ma non viceversa.
- Scambio e ragionamento: In questa fase, le parti presentano i loro punti di vista e si scambiano argomentazioni. L’obiettivo è comprendere meglio le esigenze e i limiti dell’altra parte.
- Riavvicinamento e riconciliazione: In questa fase le parti si avvicinano e trovano soluzioni per la riconciliazione. A questo punto, può essere utile gestire le modifiche alle bozze di contratto e documentare che sono state concordate utilizzando gli strumenti di gestione dei contratti.
- Conclusione e accordo: Nella fase finale, le trattative vengono formalizzate con la stipula di un contratto. La documentazione e la garanzia dei contratti finali sono fondamentali per la gestione digitale e tradizionale dei contratti.
- Esecuzione e follow-up: al termine delle trattative, l’esecuzione dei contratti e il loro rispetto devono essere verificati a intervalli regolari. Un processo di gestione dei contratti efficace garantisce che tutte le parti rispettino i propri obblighi.
Queste fasi non sono sempre lineari e possono variare a seconda dell’oggetto della polizza in fase di negoziazione.
Oltre a queste fasi strutturate, le negoziazioni sono caratterizzate anche dalle dinamiche e dalle strategie applicate durante il processo. La soddisfazione di tutte le parti faciliterà il soddisfacimento di eventuali nuovi requisiti con contratti aggiuntivi in futuro. Pertanto, il processo di negoziazione delle polizze dovrebbe essere gestito da avvocati competenti ed esperti.
